Cuando tienes que coordinar el correcto funcionamiento de muchos proyectos simultáneamente, digamos que 20 o 30 a la vez, en los cuales intervienen llamadas telefónicas con clientes, respuestas a correos electrónicos, gestión de recursos y reparto de tareas... ¿Cual es la mejor forma de organizarse y de organizar los recursos de que dispones para que esos proyectos se finalicen en el menor tiempo posible? Y sobre todo, ¿Cual es el método más adecuado para finalizarlos en el menor tiempo y que supongan un mínimo esfuerzo personal para gestionarlos?

Saber organizarse para no dejar nada de lado, sin que esto consuma tu tiempo y consiguiendo liberar la mente de la carga de tener que estar pensando que tienes que hacer es complicado. Sobre todo porque todo puede considerarse como un proyecto. No sólo en el ámbito del trabajo, sino también en el personal. Si todos los proyectos que tienes en tu vida consigues organizarlos adecuadamente para liberar tu mente y finalizarlos en el menor tiempo posible, tu eficiencia realizando el resto de tareas, tu bienestar al liberar tu mente, y la productividad de tu trabajo crecerán exponencialmente.

Material de trabajo

Para conseguir ser la persona má eficaz del mundo en la gestión de proyectos no necesitas un potente ordenador, ni una avanzada agenda. Necesitas un folio en blanco, y un bolígrafo (a mi me gustan los Pilot, se escríbe más rápido!)

Forma de trabajar

De lo que se trata es de crear un procedimiento con el cual a diario puedas comprobar rápidamente todos los proyectos, y hacer las tareas pertinentes para que todos los proyectos sigan en movimiento. Esto significa que a diario, lo primero que tendrás que hacer al sentarte a trabajar o al ir a organizar tu día, es repasar todos los proyectos activos de tu lista y tomar las acciones necesarias para que los proyectos se muevan. De esta forma podrás ralajarte, ya que sabrás que todos tus proyectos están avanzando, y en el caso de que algún proyecto no esté avanzando podrás relajarte porque sabrás perfectamente la razón por la cual no lo está haciendo. Todo este procedimiento no te llevará más de 2 minutos al día, y te ayudará a liberar tu mente para que le puedas centrar en otras cosas.

Comienza haciendo una lista de los proyectos que tienes actualmente en funcionamiento. Por ejemplo, "Diseño web de empresa X", "Creación del sistema de la empresa Y", etc.. Luego, para cada proyecto haz una lista de todas las tareas necesarias para completarlo y ordena esa lista por prioridad.

De esta forma, para "Diseño web de empresa X" tendría:

1. Llamar al cliente
2. Que Alex el diseño preliminar
3. Hablar con el cliente y ver opiniones
4. Que Alex haga los cambios pertinentes
5. Hablar con el cliente y confirmar
6. Que Laura programe el HTML
7. Que Henning programe la web
8. Que Alex haga las finalizaciones
9. Hablar con el cliente para validar el trabajo

Una vez que tenga todas las listas de tareas para cada proyecto ordenadas por prioridad. Simplemente escribo en el folio el nombre del proyecto y la primera tarea a realizar. Hago lo mismo para cada proyecto (con el folio en apaisado será mejor)

Cuando tengo todos los proyectos y la siguiente tarea a realizar escrita. El proceso siguiente consiste en leer uno a uno los proyectos activos, ver que tarea hay que ralizar, ver quien tiene que realizarla y hacerla. Si la tengo que hacer yo la hago, si no puedo hacerla en ese momento porque estoy ocupado con otra tarea la pongo en cola para hacerla, pero por lo menos se que tengo que hacerla, que no se me olvida nada, y que la haré tan pronto como pueda. Lo mismo para los miembros de mi equipo. La pongo en la cola de trabajo de cada uno de ellos y aunque no se haga en ese momento, se que se hará tan pronto como pueda y que no se me olvida nada.

Este sistema es especialemente eficaz cuando trabajas con clientes y tienes que estar llamando, enviando correos o esperando algo. Por ejemplo, si tengo que esperar la respuesta de un cliente lo apunto, "esperar respuesta del cliente, fecha límite el 12". A diario leo la acción, recuerdo durante unos segundos que tengo que esperar la respuesta, y en el caso de llegar al 12 y no saber nada llamo. Esto puede parecer simple o una tontería, pero cuando gestionas 15 o 20 proyectos a la vez, mejor que anotes todas estas cosas... Otras notas típicas que pongo son intentos de llamada y fechas, por ejemplo, "lo llamé el 22 y no contestó, llamar el 23". De esta forma, cuando tratas con clientes "complicados" siempre tienes todo bajo control, sabes los días que llamaste, porqué no conseguiste comunicarte con el, etc... El objetivo es llevarlo todo bajo control con el mínimo esfuerzo y conseguir que NO SE TE PASE NADA, pero sin necesidad de estar pensando todo el rato en todo.